開放空間是什麼?

WHAT is OPEN SPACE?
何謂開放空間?

Author作者:Jeffrey Wu 吳文傑
/全人工作室總監
Translator譯者:Ann Kao 高子景

  日前參加一項以「開放空間技術」(Open Space Technology)所引導的會議,在將近七個小時的討論中,每個人都熱烈的參與,提出許多很有建設性的意見;更令人驚 訝的是在會議結束時,大家都覺得很快樂、很舒暢,對於有共識的部分,也充滿行動 的熱情。這跟以前所參加的大多數會議之無聊、單調、各說各話、爭吵不休、推委敷衍,簡直有天壤之別。

  會議的目的有很多種,若是做政策宣示,已有明確的方向、答案,就不適合用這種技術,可是大部分的會議是要集思廣益,即藉由會議的形式激發參與者的智慧與經驗,找到最佳的可行方案,有效的解決問題。因此,在會議之前「應該」是沒有人知道答案在哪裡;換言之,要對答案開放(open),才有可能找到答案。若還沒有開會, 就已經有結論,那就不必開會了,可是大部分的會議卻在已有答案的窄小空間(space)裡,各執己見、揣摩上意、附和兩句,難怪開會時會覺得很悶,也激盪不出什麼好點子。

  所謂「開放空間」就是創造出一個可以相互討論的平台,沒有人知道答案,對未知開放,以隨時準備迎接驚喜(Be prepared to be surprised)的心,勇敢的提出自己的看法,同時也敞開心門,傾聽別人的想法。它提出四大原則:

  1. 出席的人都是最適當的(whoever come is the right people)
  2. 不管何時開始都是最適當的時間(whenever it starts is the right time)
  3. 不管發生什麼,都是當時只能發生的事(Whatever happen is the only thing that could have)
  4. 結束的時候就結束了(When it's over,it's over)

  在開放空間會議中,每一成員都可以針對討論的主題提出自己認為重要的議題,而成為該議題的召集人,召集人必需做三件事:

  1. 預先約定的時間到了,要召集會議。
  2. 盡量讓每一位參與者都有機會發言。
  3. 找人做會議記錄。

  每一個議題的討論時間很有彈性,通常在一小時到一個半小時之間,可視實際情況 延長或縮短。在討論的過程中,開放空間會議鼓勵參加者運用「雙腳法則」(The Law of two feet),意思是每一個人都要為自己的學習負責,你可以在某一個討論時段,參加這一時段中你有興趣參與的議題,在這個議題上,若你覺得沒有學到東西,或認為自己在這項議題上已沒有貢獻,就可以運用你的「雙腳」,很自由的到別組去討論,或暫時休息一下也可以。

  每項議題的會議記錄,會用大海報紙張貼在「新聞牆」上,沒有參加會議的人可以藉此瞭解其它組的討論情形,進而引發新的議題,在最後做整理時,做了幾件很有意思的事:

  1. 全體參加者到新聞牆看看今天所有的討論結果,若有需要可以在各議題的會議記錄上加上自己的意見,或修正自己的看法,以便整理記錄更完整。
  2. 每個人發五個紅色小貼紙,貼在你認為最重要的會議記錄上,不一定每一個重點貼一張,若覺得這個實在太重要了,可以把五張貼紙貼在同一個點上。經過這個步驟之後,在新聞牆上可以很明顯的看出大家認為重要的關鍵點集中在少數的幾個地方,這已形成初步的共識。
  3. 針對有初步共識的重要部分,每一個人想一想把自己在那一方面有興趣、能有所貢獻,可以主動認養或另組小組做更深入的討論。
  4. 若時間允許,可針對幾項焦點問題,展開進一步的行動計劃,把大家的智慧化為行動。 開放空間會議把尊重人,及相信每個人都能有所貢獻的理念,透過具體的形式(遊戲規則)展現出來,進而引發許多頗具建設性的走向行為。「理念─形式─行為」成為一種良性循環的增強回路,帶動整個會議的氣氛,爆發出一股驚人的生命力。

  開放空間會議讓我見識到「組織學習」新的展現,對於有意推動學習型組織的企業,值得一試!

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